Um Sistema de Gestão da Qualidade baseado na Norma ISO 9001, possui uma estrutura composta por informação documentada, processos gerenciais, práticas de gestão com PDCA e ferramentas corporativas. Os documentos mínimos em um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), chamados de informação documentada, são os seguintes:

• Política da Qualidade

• Objetivos da Qualidade

• Escopo do Sistema de Gestão

As informações documentadas acima devem ser mantidas no SGQ, podendo ser em um ou mais documentos.

O Manual de Gestão da Qualidade, apesar de não ser um documento obrigatório em um SGQ, é uma boa prática e se recomenda utilizar como um guia do seu Sistema de Gestão. Este documento pode conter as informações documentadas exigidas na Norma ISO 9001, e neste caso, passará a ser mantido e controlado no Sistema de Gestão.

Destacam-se a seguir outros documentos que a organização pode dispor para padronizar os seus processos. Se estes documentos forem definidos como necessários para a operação eficaz do SGQ, deverão ser mantidos e controlados:

• Normas (diretrizes gerais dos processos);

• Instruções de Trabalho ou Procedimentos (documentos que regram os subprocessos);

• Rotinas (detalhamento das atividades com um passo a passo);

• Registros (formulários, tabelas, modelos), devendo ser retidos pelos processos como informação documentada, para evidenciar o atendimento aos requisitos da Norma ISO 9001.

Esta estrutura de documentos é opcional, pois a Norma ISO 9001 não determina os tipos de documentos em uma organização, mas o que deve ser mantido e retido no Sistema de Gestão.

Continue a leitura! A seguir, detalharemos as regras básicas para implantação da ISO 9001.

A implantação de um Sistema de Gestão inicia pela definição de escopo. As perguntas que devem ser respondidas são: Será implantado para um conjunto de atividades/processos/áreas da empresa? Para quais serviços e/ou produtos?

Quanto tiver respondido estas questões para delimitar o Sistema de Gestão da Qualidade, inicia-se a implantação pela seção 4 (Contexto da Organização) da Norma ISO 9001.

Sugere-se que a implantação siga a ordem das seções (capítulos) da Norma, ou seja, 5, 6, 7, 8, 9 e 10, para todos os processos mapeados no escopo, como parte do Sistema de Gestão. Estas seções foram padronizadas pela ISO, facilitando uma futura integração com outros Sistemas de Gestão, como o Ambiental (ISO 14001) e o de Saúde e Segurança Ocupacional (ISO 45001).

Orientações importantes!

1) Este trabalho de implantação deve ser feito em equipe. Recomenda-se nomear um Comitê ou Grupo de Trabalho que terá a missão de coordenar a implantação do Sistema de Gestão.

2) Nomeia-se um Coordenador para a implantação na empresa, tendo um ou mais integrantes da equipe para acompanhar o trabalho de coordenação durante todas as atividades de implantação.

3) Além da equipe de Coordenação, devem compor a equipe de implantação os indicados em cada área ou processo mapeado, que pertencem ao escopo do Sistema de Gestão.

4) A organização pode contar com uma Consultoria para acompanhar todo o processo, ou parte do processo de implantação, principalmente se tem a pretensão de obter a certificação do Sistema de Gestão da Qualidade. 

5) Um Sistema de Gestão é considerado implantado após a realização da primeira Auditoria Interna, do tratamento das não conformidades e ajustes no SGQ, e depois da primeira Análise Crítica do Sistema de Gestão. Todos os requisitos da Norma ISO 9001 e aqueles definidos pela organização devem estar atendidos.

6) Recomenda-se que a primeira Auditoria Interna seja contratada, ou que nenhum integrante da equipe de Coordenação faça parte da equipe auditora. Esta primeira Auditoria Interna é muito importante para se avaliar o grau de aderência do SGQ implementado aos requisitos da Norma ISO 9001:2015.

IMPORTANTE: A forma de atender aos requisitos da Norma ISO 9001 variam de organização para organização. A Norma define “o que” deve ser atendido; “como” será atendido dependerá do porte e da estrutura da empresa.

Não deve ser criado um sistema “a parte”, ou seja, se a organização já tem boas práticas antes da implantação, adote as mesmas práticas para atender aos requisitos da Norma, sem criar “reuniões da ISO 9001” na rotina da empresa. Geralmente, podem ser utilizadas as mesmas sistemáticas de controle de processos, por exemplo, sem “criar ou inventar” mais uma sistemática.

Desenvolvemos um guia contendo um conhecimento acumulado de mais de 14 anos de experiência com implantação e manutenção de Sistemas de Gestão da Qualidade. Este material foi constituído para ser utilizado como um guia para implantação de um Sistema de Gestão da Qualidade com base na Norma ISO 9001, em qualquer organização. Contém um capítulo exclusivo referente à Etapa de Certificação, para aquelas organizações que desejam passar pelo processo de certificação, junto a uma Certificadora.

Cada seção da Norma ISO 9001 é apresentada com os seus requisitos e uma relação das principais ferramentas, que podem ser utilizadas na implantação dos requisitos.

Gestores, líderes e estudantes poderão aplicar os conhecimentos adquiridos com este ebook em suas organizações e utilizar como material de apoio em seu aprendizado na área de Gestão da Qualidade.

Se você não tem conhecimento da Norma ISO 9001, este ebook é um ótimo começo para entender os fundamentos de Gestão da Qualidade e compreender os requisitos de um Sistema de Gestão da Qualidade.

Marcelino Silveira é Auditor Líder ISO 9001 e Black Belt em Lean Seis Sigma. É Bacharel em Sistemas de Informação e Especialista em Gestão Estratégica de Projetos e Inovação. Tem larga experiência em implantação e manutenção de Sistemas de Gestão como Gerente de Qualidade, liderando ampliações de escopo e projetos de Certificação ISO 9001 há mais de 18 anos. Forma Auditores Internos ISO 9001 e Coordenadores de Qualidade, com expertise em metodologias de gestão. 

É Diretor Executivo da 8MS Consultoria em Sistemas de Gestão, uma empresa especializada em qualidade e melhoria de processos, que oferece serviços de implantação de Sistemas de Gestão, mapeamento e melhoria de processos, realização de cursos, palestras, workshops e mentorias. 

A 8MS Consultoria em Sistemas de Gestão realiza a implantação da Norma ISO 9001 em empresas de qualquer porte e segmento. 

Realizamos um diagnóstico da organização, planejamos e implementamos o sistema de gestão da qualidade, executando todo o projeto e preparando para a Auditoria Externa, com o intuito de obter a Certificação ISO 9001. O Certificado é emitido por um Organismo de Certificação Credenciado, contratado pela empresa que deseja obter esta certificação, com validade de 3 anos, mediante a realização de auditorias de manutenção.

Lembrando que um Sistema de Gestão da Qualidade pode ser implementado sem a obrigatoriedade de Certificação, ou seja, é uma opção da organização prosseguir para obter o Certificado ISO 9001.