No dia a dia das organizações, sempre abordamos temas recorrentes como resolução de problemas, rotina de trabalho, procedimentos, ferramentas de gestão, reuniões gerenciais e como ser mais eficientes, evitando desperdício e retrabalho.

As organizações sempre buscam se estruturar da melhor forma para atender aos seus clientes, se relacionando com seus fornecedores e parceiros, assim como mantendo um bom corpo funcional.

A essência de um negócio rentável deve ser: atender bem aos seus clientes e cuidar de seus colaboradores. E como uma empresa pode atender bem os seus clientes e cuidar melhor de seus colaboradores? A resposta é que devemos cumprir o propósito de uma organização com compromisso e metodologia.

Atualmente, encontramos inúmeras metodologias de gestão e ferramentas para aplicar nos mais diversos tipos e portes de empresas. Sejam elas públicas ou privadas, do primeiro, segundo ou terceiro setor, todas as organizações operam por processos, sejam eles estruturados ou não, diariamente são executados para atender aos clientes e outras partes interessadas.

A gestão por processos é uma metodologia que deve ser aplicada em todas as organizações, para se ter uma gestão eficaz de processos e que envolva todos os níveis organizacionais e pessoas em uma empresa.

Continue a leitura, porque apresentaremos o passo a passo para realizar o mapeamento de processos em uma organização.

A etapa de mapeamento inicia quando desdobramos cada macroprocesso em processos. Esta divisão é obtida em análise com o dono do macroprocesso, normalmente um Gerente e com os donos de processo (lideranças). Além do desdobramento do primeiro nível (macroprocesso), também realizamos o desdobramento do segundo nível (processo), para obter a relação dos subprocessos. Com o resultado deste trabalho de análise, obtemos a Arquitetura de Processos, observando os três níveis: macroprocesso, processo e subprocesso.

Para se obter o mapa de processos (segundo nível da Arquitetura de Processos), utilizam-se ferramentas como o Diagrama de Tartaruga, amplamente aplicado nas organizações. O preenchimento do diagrama deve ser realizado em reuniões com os envolvidos no processo, onde descrevemos as seguintes informações:

1) Nome do processo;

2) Objetivo do processo;

3) Dono do processo;

4) Entradas do processo e seus fornecedores;

5) Saídas do processo e seus clientes;

6) Fatores críticos de sucesso;

7) Os procedimentos e políticas;

8) Quem executa o processo;

9) Qual a infraestrutura necessária; e

10) Quais são os indicadores de desempenho.